Wyjazdy zagraniczne

„Sprawdzono pod względem merytorycznym”

Szanowni Państwo,
w związku z przekazywanymi do naszego działu fakturami/fakturami proforma/rachunkami/zleceniami operacji bankowej, chcielibyśmy przypomnieć, że na podstawie pisma Rektora z dn. 19.12.2018r:

„(...) z uwagi na konieczność bezwzględnego przestrzegania przepisów ustawy o finansach publicznych przypominam ponadto o konieczności:

(...) 2) dokładnego opisywania merytorycznego (przede wszystkim określenia celu nabycia materiału, środka trwałego lub usługi) wszystkich dokumentów, dotyczących realizowanych zakupów oraz wskazywania źródła finansowania. Podpisy osób dokonujących opisów merytorycznych faktur (kierowników jednostek lub projektów) powinny być umieszczane pod pieczątką o treści: "Sprawdzono pod względem merytorycznym".
FAKTURY NIE OPISANE W W/W SPOSÓB NIE BĘDĄ PRZYJMOWANE DO ZAPŁATY

(...) Nadzór nad terminowością dostarczenia dokumentów oraz ich poprawnością powierzam kierownikom wszystkich jednostek organizacyjnych.”
DATA WPŁYWU dokumentu do Działu Współpracy Międzynarodowej to data jego dostarczenia wraz z niezbędnymi opisami oraz podpisem kierownika jednostki/projektu.
Prosimy o dostarczanie faktur/faktur proforma/rachunków/zleceń operacji bankowej wraz z kompletem wskazanych przez Rektora opisów. Dokumenty mogą być dostarczone w oryginale bądź przesłane skanem, w ostateczności akceptujemy także opisy merytoryczne przesłane mailowo z uczelnianych skrzynek kierowników.
 


Rozliczenie wyjazdu

Szanowni Państwo,

W związku z licznymi wyjazdami zagranicznymi finansowanymi ze środków publicznych przypominamy, że jednym z obowiązkowych dokumentów, które należy przedstawić po powrocie zza granicy jest certyfikat uczestnictwa w konferencji/kursie/badaniach naukowych lub inny dokument potwierdzający wykonanie zadania wyjazdu służbowego.
UWAGA: w przypadku braku potwierdzenia od strony zapraszającej należy posługiwać się DOKUMENTEM POTWIERDZAJĄCYM WYKONANIE ZADANIA SŁUŻBOWEGO dostępnym na stronie https://www.umed.wroc.pl/wm-do-pobrania.


Rozliczenie wyjazdów 2018

Wszelkie faktury wystawione w 2018 r. powinny zostać przekazane do naszego działu wraz z pełnym i kompletnym rozliczeniem wyjazdu w nieprzekraczalnym terminie do 11.01.2019 r.


Warto wiedzieć przed wyjazdem...

Szanowni Państwo,

przypominamy, że w przypadku wyjazdów zagranicznych wyjeżdżający powinni sprawdzić szczegółowe wymagania dotyczące okresu ważności dokumentu w wybranym kraju. Informacje te znajdują się na stronie internetowej Ministerstwa Spraw Zagranicznych pod linkiem:https://polakzagranica.msz.gov.pl/
Ważność i zgodność dokumentów tożsamości zabieranych ze sobą w podróż leży w gestii pasażera.
Podróżujący odpowiada za spełnienie wymogów formalnych przy wjeździe do danego kraju. Obecnie większość krajów wymaga ważności paszportu/dowodu osobistego minimum 6 miesięcy od planowanej daty powrotu.
Dodatkowo warto pamiętać, że członkostwo w Unii Europejskiej nie zawsze gwarantuje możliwość wjazdu bez paszportu do każdego kraju Wspólnoty. Kontrola graniczna może zostać czasowo przywrócona z powodu ważnych wydarzeń społecznych.
 

Procedura składania dokumentów oraz warunki zakupu biletów na wyjazdy zagraniczne

Szanowni Państwo,

przypominamy, że BILETY LOTNICZE na trasach międzynarodowych oraz POŚREDNICTWO WIZOWE powinny być nabywane wyłącznie w biurze podróży*:

Top Podróże Sp. z o.o.
www.toptur.pl
email: biuro@toptur.pl
tel.: +48 91 48 93 993, +48 91 88 54 071
infolinia 24h/telefon alarmowy: +48 512 586 086
fax: 091 431 0397

 
Koszt biletu zakupionego u innego kontrahenta nie podlega refundacji.

 
Wyjeżdżający składa w Dziale Współpracy Międzynarodowej w terminie co najmniej 14 dni roboczych przed wyjazdem wypełniony komplet dokumentów:

  1. Kwestionariusz na wyjazd służbowy za granicę dla pracowników UMW** lub odpowiednio Wniosek o wyjazd za granicę dla osób niebędących pracownikami UMW
  2. Wniosek o udzielenie urlopu szkoleniowego pracownika UMW**
  3. Pismo zapraszające z zagranicy lub informacyjne określające cel, dokładny termin, program i ew. warunki finansowe wyjazdu,
  4. jeżeli płatności związane z wyjazdem służbowym mają zostać opłacone przelewem bankowym lub kartą płatniczą – fakturę przelewową lub wypełniony i podpisany przez wyjeżdżającego formularz Zlecenia operacji bankowej***.

* podst. pr. : ustawa z dn. 29.01.2004 Prawo Zamówień Publicznych i umowa UMW/AZ/PN–60/18 obowiązująca w okresie 23.07.2018 – 22.07.2019.

** aktualne pliki do pobrana znajdują się na stronie https://www.umed.wroc.pl/wm-do-pobrania Na wniosek Rektora ds. Rozwoju Uczelni inne formularze nie będą akceptowane.

*** przekazując do Działu Współpracy Międzynarodowej Zlecenie operacji bankowej bądź fakturę/rachunek pro-forma wyjeżdżający zobowiązany jest do dostarczenia po powrocie oryginału faktury
 
Jeżeli warunki wyjazdu określają wcześniejsze terminy płatności, dokumenty, o których mowa powyżej, należy złożyć co najmniej 14 dni roboczych przed wymaganym pierwszym terminem płatności.
 
UWAGA: w przypadku niedotrzymania terminu, uczelnia nie gwarantuje terminowego zatwierdzenia wyjazdu i nie odpowiada za straty wynikające z opóźnienia.
 

Po uzyskaniu zgody na wyjazd, procedura rezerwacji i zakupu biletów wygląda następująco:

  1. Rezerwacja biletów w biurze podróży Top Podróże (połączenie lotnicze musi dotyczyć wyłącznie klasy ekonomicznej):
    • Za pośrednictwem Działu Współpracy Międzynarodowej:

wyjeżdżający przekazuje jednoznaczny ostateczny wybór połączenia lub preferencje dotyczące wyjazdu do Działu Współpracy Międzynarodowej

Kontakt:

- wyjeżdżający o nazwiskach A-K: aneta.stankowska@umed.wroc.pl tel: 71 784 1686 lub

- wyjeżdżający o nazwiskach L-Ż: piotr.mittelstaedt@umed.wroc.pl tel: 71 784 1144

  • Samodzielnie:
    wyjeżdżający dokonuje rezerwacji w biurze podróży Top Podróże.
  1. Wykupienie biletów:
  • Za pośrednictwem Działu Współpracy Międzynarodowej:

po otrzymaniu zgody na wyjazd, Dział Współpracy Międzynarodowej wykupuje w Top Podróże bilet na podstawie wyboru wyjeżdżającego i potwierdzeniu przez niego poprawności danych.

  • Samodzielnie:
    wyjeżdżający może sam zapłacić za bilety w Top Podróże, odbierając fakturę wystawioną na UMW. Następnie może ubiegać się o refundację poniesionych kosztów, jeśli na ten cel będzie zapewnione finansowanie i zgoda w trybie przewidzianym dla wyjazdów zagranicznych.
  1. Wnioski wizowe wraz z załącznikami należy składać:
  • Za pośrednictwem Działu Współpracy Międzynarodowej.
  • Bezpośrednio w biurze podróży Top Podróże.

 W razie wymogu danego kraju, należy samodzielnie wypełnić wniosek online.

Ważność i zgodność dokumentów tożsamości zabieranych ze sobą w podróż leży w gestii wyjeżdżającego, który powinien osobiście sprawdzić szczegółowe wymagania dotyczące okresu ważności dokumentu w wybranym kraju, które znajdują się na stronie internetowej Ministerstwa Spraw Zagranicznych: https://polakzagranica.msz.gov.pl/

Rozliczenie wyjazdu

Chcielibyśmy przypomnieć także o obowiązku rozliczenia delegacji w ciągu 14 dni od zakończenia wyjazdu, który wynika z załącznika "Zasady realizacji wyjazdów służbowych za granicę w Uniwersytecie Medycznym we Wrocławiu" do Zarządzenia Rektora, na podstawie którego do Działu Współpracy Międzynarodowej należy dostarczyć po powrocie:

  1. certyfikat uczestnictwa w konferencji/kursie/badaniach naukowych lub inny dokument potwierdzający wykonanie zadania wyjazdu służbowego,

UWAGA: w przypadku braku potwierdzenia od strony zapraszającej należy posługiwać się Dokumentem potwierdzającym wykonanie zadania służbowego (dostępnym na stronie https://www.umed.wroc.pl/wm-do-pobrania),

  1. program konferencji/seminarium/szkolenia,
  2. uzupełniony i podpisany druk Rozliczenia dewizowego (dostępny na stronie https://www.umed.wroc.pl/wm-do-pobrania),
  3. fakturę za bilety lotnicze wystawioną przez biuro podróży Top Podróże lub bilety kolejowe/autokarowe (jeśli dotyczy),
  4. oryginał rachunku za hotel (jeśli dotyczy), bez względu na formę jego płatności (przelew/ karta/gotówka)***. Rachunek będzie realizowany do wysokości limitu, określonego w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.
  5. oryginał rachunku za opłatę rejestracyjną lub inną formę potwierdzenia wysokości tej wpłaty (jeśli dotyczy)***,
  6. potwierdzenia przelewu – w przypadku opłacenia faktur z własnego rachunku bankowego.

*** przekazując do Działu Współpracy Międzynarodowej Zlecenie operacji bankowej bądź fakturę/rachunek pro-forma wyjeżdżający zobowiązany jest do dostarczenia po powrocie oryginału faktury
 


W związku ze stanowiskiem NSA wyrażonym w wyroku z dnia 21 kwietnia 2016 r., sygn. akt II FSK 910/14, zwolnienie w ustawie o PIT obejmuje wyłącznie wydatki związane z przemieszczaniem się a wydatki o innym charakterze np. opłaty za wstęp na targi, konferencje i inne wydarzenia nie są nim objęte.

Zgodnie z powyższym, za niezbędne wydatki związane z podróżą nie będą uznane zwroty kosztów opłat rejestracyjnych na konferencję osób niebędących pracownikami UMW (nawet w przypadku zawarcia umowy cywilnoprawnej), a w związku z tym będą one obciążone podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

 


Zasady realizacji wyjazdów służbowych za granicę na Uniwersytecie Medycznym we Wrocławiu.