Wyjazdy zagraniczne


Procedura składania dokumentów oraz warunki zakupu biletów na wyjazdy zagraniczne

Szanowni Państwo,

przypominamy, że BILETY LOTNICZE na trasach międzynarodowych oraz usługa pośrednictwa wizowego powinny być nabywane w biurze podróży*

TOP PODRÓŻE Sp. z o.o.

www.toptur.pl/    email: biuro@toptur.pl

Pl. Zwycięstwa 1

70-233 Szczecin
tel.: +48 91 489 3993, +48 91 43 15 413
infolinia 24h: +48 512 586 086 oraz +48 601 94 99 44  
fax: +48 91 431 0397

Koszt biletu zakupionego u innego kontrahenta nie podlega refundacji.

*podst. pr. : ustawa z dn. 29.01.2004 Prawo Zamówień Publicznych i umowa UMW/AZ/PN–60/18 obowiązująca w okresie 23.07.2018 – 22.07.2019.
 

Pracownik, którego wyjazd służbowy dotyczy, zwany dalej „wyjeżdżającym”, składa w Dziale Współpracy Międzynarodowej wypełniony w terminie co najmniej 14 dni roboczych przed wyjazdem komplet dokumentów:

  1. Kwestionariusz na wyjazd służbowy za granicę**
  2. Wniosek o udzielenie urlopu szkoleniowego**
  3. Pismo zapraszające z zagranicy lub informacyjne określające cel, dokładny termin, program i ew. warunki finansowe wyjazdu,
  • jeżeli płatności związane z wyjazdem służbowym mają być dokonywane przelewem bankowym lub kartą płatniczą – wypełniony i podpisany przez wyjeżdżającego formularz Zlecenie operacji bankowej lub fakturę przelewową.
  • w przypadku pobierania dewiz lub opłacania należności związanych z wyjazdem służbowym przelewem lub kartą płatniczą – dokumenty umożliwiające dopełnienie formalności,

**aktualne pliki do pobrana znajdują się na stronie https://www.umed.wroc.pl/wm-do-pobrania

Na wniosek Rektora ds. Rozwoju Uczelni inne formularze nie będą akceptowane.

Jeżeli warunki wyjazdu określają wcześniejsze terminy płatności, dokumenty, o których mowa powyżej, należy złożyć co najmniej 14 dni roboczych przed wymaganym pierwszym terminem płatności.

W przypadku niedotrzymania terminu, Uczelnia nie gwarantuje terminowego zatwierdzenia wyjazdu i nie odpowiada za straty wynikające z opóźnienia

 

Po uzyskaniu zgody na wyjazd, procedura rezerwacji i zakupu biletów wygląda następująco:

  1. Rezerwacja biletów w biurze podróży Top Podróże (połączenie lotnicze musi dotyczyć wyłącznie klasy ekonomicznej):

a. Za pośrednictwem Działu Współpracy Międzynarodowej:
wyjeżdżający przekazuje jednoznaczny ostateczny wybór połączenia lub preferencje dotyczące wyjazdu do Działu Współpracy Międzynarodowej

Kontakt:

- wyjeżdżający o nazwiskach A-K: aneta.stankowska@umed.wroc.pl tel: 71 784 1686 lub
- wyjeżdżający o nazwiskach L-Ż: piotr.mittelstaedt@umed.wroc.pl tel: 71 784 1144

b. Samodzielnie:
wyjeżdżający dokonuje rezerwacji w biurze podróży Top Podróże.

  1. Wykupienie biletów:

a. Za pośrednictwem Działu Współpracy Międzynarodowej:
po otrzymaniu zgody na wyjazd, Dział Współpracy Międzynarodowej wykupuje w Top Podróże bilet na podstawie wyboru wyjeżdżającego i potwierdzeniu przez niego poprawności danych.
b. Samodzielnie:
wyjeżdżający może sam zapłacić za bilety w Top Podróże, odbierając fakturę wystawioną na UMW. Następnie może ubiegać się o refundację poniesionych kosztów, jeśli na ten cel będzie zapewnione finansowanie i zgoda w trybie przewidzianym dla wyjazdów zagranicznych.

3. Wnioski wizowe wraz z załącznikami należy składać:

a. Za pośrednictwem Działu Współpracy Międzynarodowej.
b. Bezpośrednio w biurze podróży Top Podróże.

W razie wymogu danego kraju, należy samodzielnie wypełnić wniosek online.

 

Rozliczenie wyjazdu

Chcielibyśmy przypomnieć także, o obowiązku rozliczenia delegacji w ciągu 14 dni od zakończenia wyjazdu, który wynika z załącznika "Zasady realizacji wyjazdów służbowych za granicę w Uniwersytecie Medycznym we Wrocławiu" do Zarządzenia Rektora, na podstawie którego do Działu Współpracy Międzynarodowej należy dostarczyć po powrocie:

  1. certyfikat uczestnictwa w konferencji/kursie/badaniach naukowych lub inny dokument potwierdzający wykonanie zadania wyjazdu służbowego,
  2. program konferencji/seminarium/szkolenia,
  3. uzupełniony i podpisany druk Rozliczenia dewizowego (dostępny na stronie https://www.umed.wroc.pl/wm-do-pobrania ),
  4. fakturę za bilety lotnicze/kolejowe/autokarowe wystawioną przez biuro podróży Top Podróże (jeśli dotyczy),
  5. oryginał rachunku za hotel (jeśli dotyczy), bez względu na formę jego płatności (przelew/ karta/gotówka) ***. Rachunek będzie realizowany do wysokości limitu, określonego w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.
  6. oryginał rachunku za opłatę rejestracyjną lub inną formę potwierdzenia wysokości tej wpłaty (jeśli dotyczy) ***
  7. potwierdzenia przelewu – w przypadku opłacenia faktur z własnego rachunku bankowego,

 

***przekazując do Działu Współpracy Międzynarodowej Zlecenie operacji bankowej bądź fakturę/rachunek pro-forma wyjeżdżający zobowiązany jest do dostarczenia po powrocie oryginału faktury

Wszystkie przekazane rachunki/faktury powinny być wystawione na dane uczelni, tj:

Uniwersytet Medyczny im. Piastów Śląskich we Wrocławiu
lub Wroclaw Medical University

Wybrzeże L. Pasteura 1
50-367 Wrocław
NIP 896-000-57-79

 

W związku ze stanowiskiem NSA wyrażonym w wyroku z dnia 21 kwietnia 2016 r., sygn. akt II FSK 910/14, zwolnienie w ustawie o PIT obejmuje wyłącznie wydatki związane z przemieszczaniem się a wydatki o innym charakterze np. opłaty za wstęp na targi, konferencje i inne wydarzenia nie są nim objęte.

Zgodnie z powyższym, za niezbędne wydatki związane z podróżą nie będą uznane zwroty kosztów opłat rejestracyjnych na konferencję osób niebędących pracownikami UMW (nawet w przypadku zawarcia umowy cywilnoprawnej), a w związku z tym będą one obciążone podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

 


Zasady realizacji wyjazdów służbowych za granicę na Uniwersytecie Medycznym we Wrocławiu.